Les voyages d’affaires sont une occasion pour le professionnel de sortir de leur cadre habituel de travail tout en exerçant leurs fonctions. Si ce type de voyage n’est pas plus populaire que les séjours touristiques, il constitue néanmoins une bonne part des déplacements à travers le monde. Tout comme les escapades touristiques, les voyages d’affaires devront être bien préparés. Comment faire pour bien l’organiser ?
Se renseigner sur la destination de voyage
Partir en voyage d’affaires c’est se rendre dans une destination donnée pour au moins 24 heures. Il peut s’agir d’un déplacement en groupe ou bien individuel. D’une manière générale, ce sont souvent les cadres et les commerciaux qui font ce genre de voyage. Dans tous les cas, il est vivement conseillé de ne pas négliger la partie organisation du déplacement.
Accomplir les diverses étapes de cette préparation permettra d’assurer une meilleure expérience, et surtout une rentabilité intéressante pour l’entreprise. Parmi les étapes à ne pas manquer, il y a celle de la prise de renseignement sur la destination de voyage. Avant de partir, il est essentiel de savoir où l’on va. Ce serait risqué de se lancer dans un voyage sans avoir toutes les informations nécessaires sur le lieu où le séjour se déroulera.
Pour cela, il est tout indiqué d’aller sur la toile. C’est sans aucun doute l’une des sources de renseignements les plus riches qui existent. Ce qu’il faudrait c’est de trouver un interlocuteur, professionnel dans les voyages vers la destination choisie. Par exemple, si le voyage d’affaires se fait sur le territoire mexicain, organiser un voyage au Mexique avec une agence spécialisée est l’idéal.
Faire une check-list des essentiels pour le déplacement
Dans presque toutes les techniques d’organisation recommandées, on retrouve souvent celle qui consiste à faire une liste. Dans le cadre de la préparation d’un voyage d’affaires, il est notamment conseillé de dresser une liste des essentiels pour le bon déroulement du déplacement. Parmi ces essentiels en question, il y a :
- les heures d’arrivée et de départ ;
- les documents nécessaires pour les rendez-vous ;
- les outils utiles pour les diverses préparations sur place ;
- le contenu des valises (vêtements, accessoires…) ;
- les noms et fonctions des personnes à rencontrer sur place.
Cette liste peut tout à fait être rallongée en tenant compte des différentes spécificités du travail du voyageur et aussi des caractéristiques du séjour. Le meilleur conseil que l’on peut donner c’est de ne surtout pas effectuer cette check-list à la hâte. Elle sera plus qu’utile aussi bien pendant la phase d’organisation, avant le départ et aussi pendant le voyage d’affaires. La check-list permettra au voyageur de ne rien oublier et de s’assurer d’avoir tout ce qu’il lui faudra sous la main pendant le déplacement d’affaires.
Préparer tous les documents nécessaires pour le voyage d’affaires
Généralement, réaliser un voyage d’affaires sans quitter le pays ne pose pas de problème de paperasseries. Par contre, lorsqu’on prévoit de se rendre à l’étranger, il est essentiel d’accomplir certaines formalités administratives. Le voyageur est tenu d’avoir certains documents importants en sa possession afin d’avoir le droit de séjourner dans la destination de voyage.
Avoir un passeport valide pour faire un voyage d’affaires
Le passeport est sans aucun doute l’un des documents les plus importants pour un voyage à l’étranger. C’est également le cas pour un déplacement d’affaires. Il ne faudrait surtout pas que le voyageur oublie de mentionner le passeport dans sa check-list d’essentiels pour le séjour. Par ailleurs, le passeport devra être en cours de validité pour servir. La durée de validité nécessaire dépendra du pays de destination.
Obtenir un visa pour la destination
En dehors du passeport, il se peut aussi que le voyageur ait besoin d’un visa pour son déplacement d’affaires à l’étranger. Ce n’est tout de même pas toujours le cas. Le meilleur conseil que l’on peut donner à ce sujet est de se renseigner sur les exigences de la destination. Parmi les critères pris en compte sur la nécessité ou non d’un visa, il y a la durée du séjour et aussi le type de voyage.
Détenir un carnet de vaccination complet
La santé du voyageur est un élément qui n’est certainement pas à prendre à la légère. Elle devra être l’un des sujets de préoccupations considérés en priorité. Pour un voyage d’affaires, il peut être nécessaire d’avoir un carnet de vaccination complet. La situation sanitaire du pays de destination peut exiger que certains vaccins soient faits avant que le visiteur ne débarque sur son territoire. Pour savoir quel vaccin il faudra effectuer, les voyageurs sont invités à se rendre sur le site d’un centre de vaccination local.
